ลักษณะของข้อมูลในฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลาย ๆ แฟ้ม ข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีการจัดระบบข้อมูลไว้อย่างดี กล่าวคือ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเดียวกันจะต้องไม่มีการซ้ำซ้อนกันแต่ระหว่างแฟ้มอาจมีการซ้ำซ้อนกันได้บ้าง และต้องเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล และค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มเติม หรือลบออกได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลอื่นเสียหาย ดังตัวอย่างในรูปที่ 3.2
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลในฐานข้อมูลโรงเรียน
ในรูป แสดงแฟ้มข้อมูลทั้งหมดที่ประกอบรวมอยู่ในฐานข้อมูล ส่วนของข้อมูลที่ซ้ำซ้อน คือส่วนของข้อมูลที่แรเงา การเก็บข้อมูลอาจแยกอิสระเป็นแฟ้มเลยก็ได้ แต่มีส่วนชี้แสดงความสัมพันธ์ถึงกันดังรูปที่ 3.3 ระบบฐานข้อมูลนี้
1) แฟ้มข้อมูลอาจารย์2) แฟ้มข้อมูลนักเรียน3) แฟ้มข้อมูลวิชาเรียน4) แฟ้มข้อมูลห้องเรียน
แสดงความสัมพันธ์ของแฟ้มแต่ละแฟ้มในฐานข้อมูล
สมมติว่าแฟ้มข้อมูลอาจารย์ประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้ ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน ที่อยู่ ฯลฯ ส่วนแฟ้มข้อมูลนักเรียนนั้นก็ต้องมีตัวชี้ว่ามีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น หรือในแฟ้มอาจจะมีตัวชี้ว่าใครเป็นผู้สอน เป็นต้นaaaaaโดยปกติ อาจเก็บชื่ออาจารย์ที่ปรึกษาไว้ในแฟ้มของนักเรียนเลยก็ได้ แต่จะทำให้ เสียเนื้อที่การเก็บข้อมูลมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องหาทางสร้างตัวชี้ เพื่อแยกแยะข้อมูลในแต่ระเบียน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนักเรียนประกอบด้วย เลขประจำตัว ชื่อ สกุล รหัสอาจารย์ประจำชั้น